Mengurus Visa India untuk Konferensi

Bulan Juni yang lalu Si Ayah menghadiri workshop dan konferensi di Aurangabad, Maharashtra, India. Alhamdulillah saya nggak perlu ikut, karena India memang nggak belum ada di bucket list saya :D Tapi seperti biasanya, saya yang ikutan ribet ngurus ini itu, termasuk ngumpulin dokumen untuk visa.

Masalah tambah ruwet karena Si Ayah juga harus berangkat ke Australia di bulan yang sama. Rempong kuadrat! Untungnya mengurus visa Australia langsung di kantor VFS Global tidak perlu menyerahkan paspor asli, sehingga paspor aslinya bisa dipakai untuk mengurus visa India. Jadilah di suatu hari Selasa yang cerah, Si Ayah berangkat ke dua tempat di Jakarta untuk mengurus dua visa. Saya komat-kamit berdoa dari rumah.

Ketika tahu Si Ayah mendapat undangan konferensi di India, saya langsung googling cara mendapatkan visa India. Ternyata tipe visa India itu macam-macam banget; visa turis, visa bisnis, visa penelitian, dan visa konferensi berbeda-beda. Untuk jenis-jenis visa India dan syarat-syarat untuk aplikasinya, bisa dibaca di tautan ini:
http://www.indianembassyjakarta.com/index.php/2013-05-20-10-03-10/visa-services/types-of-visas

Setelah membaca aturan resmi tentang visa dari website kedutaan India di Jakarta ini,
http://www.indianembassyjakarta.com/index.php/obtain-visa-2, saya kemudian mencari-cari pengalaman para blogger dalam mencari visa India. Untuk visa turis sudah banyak yang ditulis, tapi tidak ada satu pun yang menulis tentang visa untuk konferensi. Saya hanya menemukan cerita sekelompok orang yang menggunakan visa turis untuk menghadiri konferensi di India. Dududu, jangan ditiru ya teman-teman. Usahakan selalu menaati aturan ketika kita mengunjungi negara lain.

Persyaratan visa turis dan visa konferensi tidak begitu berbeda. Hanya saja, untuk visa konferensi, pemohon wajib melampirkan surat event clearance dan political clearance dari pemerintah India. Untungnya, yang bertugas mencarikan surat-surat ini adalah panitia konferensi dari India sana. Kita tinggal duduk manis menunggu sambil mengumpulkan dokumen-dokumen lain.

Berikut dokumen yang diperlukan untuk mengajukan visa konferensi India:
1. Formulir yang harus diisi secara online kemudian dicetak dan dibawa ke kantor kedutaan atau konsuler di Jakarta, Medan atau Denpasar. Isi formulirnya di sini: https://indianvisaonline.gov.in. Siapkan juga file foto untuk diunggah ke formulir tersebut.

2. Paspor asli. Masa berlaku minimal 6 bulan. Sebaiknya bawa juga semua paspor lama.

3. Pasfoto ukuran 5x5 cm dengan latar belakang putih sebanyak dua lembar.

4. Konfirmasi tiket pesawat pulang pergi.

5. Rekening koran (bank) selama 3 bulan terakhir, asli. Saya sarankan untuk meminta print rekening koran di bank dengan kop asli dan cap dari bank. Jangan cuma memfotokopi buku tabungan. Ini bisa dilakukan di semua cabang, tidak harus di cabang asal membuka rekening. Di website kedutaan tidak disebutkan berapa minimal tabungan pemohon. Asal ada pemasukan rutin selama tiga bulan dan jumlahnya cukup untuk biaya hidup di India (kira-kira 500 ribu rupiah per hari), bakalan tidak ada masalah. Waktu itu saldo rekening Si Ayah 30 juta rupiah.

6. Itinerary selama di India.

7. Surat undangan dari panitia konferensi dan surat tugas dari institusi di Indonesia.

8. Surat political clearance dan event clearance dari pemerintah India (diurus oleh panitia konferensi). 

9. Uang kas untuk membayar biaya visa. Biaya visa turis adalah Rp 492.000, sementara visa konferensi jauh lebih mahal, Rp 1.078.000.

Selain itu, saya membekali Si Ayah dengan dokumen lain seperti kartu susunan keluarga (KSK), akte kelahiran, dan buku nikah asli, siapa tahu dibutuhkan. Lebih baik siap-siap daripada harus bolak-balik Surabaya - Jakarta.

Kedutaan India di Jakarta alamatnya di Jl HR Rasuna Said S-1 Kuningan, Jakarta Selatan. Jam bukanya dari jam 9 pagi sampai jam 12 siang untuk penyerahan aplikasi visa. Untungnya kantor ini tidak jauh jaraknya dari VFS Global yang ada di Kuningan City Mall. Jadi Si Ayah bisa mengurus visa Australia dulu pagi harinya (buka jam 8.30), kemudian lanjut dengan gojek ke kedubes India. Saya yang deg-deg-an menunggu di rumah mengucap syukur ketika ada pesan WA bahwa Si Ayah sudah selesai mengurus visa Australia dan sudah antre di Kedubes India, tepat jam 11 siang.

Untuk datang ke kedubes India ini tidak harus membuat janji, bisa langsung go show saja asal sesuai jam kerja, Senin - Jumat. Syaratnya tentu sudah mengisi formulir online seperti yang saya sebutkan di atas. Pengalaman Si Ayah, antrean tidak panjang, proses pengajuan visa hanya sekitar setengah jam. Ketika masuk, pengunjung tidak boleh membawa apapun kecuali dokumen yang diperlukan (siapkan dalam 1 map). Tas dan ponsel harus dititipkan ke satpam.

Di dalam, ada 3 loket layanan: loket 1 adalah bank, loket 2 untuk penyerahan dokumen dan loket 3 untuk foto dan sidik jari. Karena harus foto dan sidik jari, pengajuan visa India ini harus datang ke Jakarta, Medan atau Bali. Untuk teman-teman di luar kota tersebut, alternatifnya adalah mengurus visa on arrival (VOA), khusus untuk tipe visa turis. Proses pengajuan visa di kedubes cukup mudah. Langkah pertama, pemohon diminta menyerahkan berkas ke loket 2, kemudian foto dan pengambilan sidik jari di loket 3, baru membayar di loket 1. Di loket ini disediakan lem untuk menempel pasfoto ke formulir, tapi tidak disediakan bolpen. Jadi siap-siap bawa bolpoin sendiri ya.

Setelah semua proses selesai, pemohon mendapatkan kuitansi pembayaran yang digunakan untuk mengambil paspor asli. Proses visa India ini cukup cepat, hanya perlu dua hari. Misalnya mengurus hari Selasa, hari Rabunya sudah bisa diambil. Kalau mengajukan hari Jumat, hari Seninnya sudah jadi. Jam pengambilan paspor sore hari antara jam 16-16.30, berbeda dengan jam pengajuan visa di pagi hari. Waktu itu Si Ayah baru bisa mengambil paspor Jumat sore, meski aplikasinya hari Selasa. 

Alhamdulillah, ketika mengambil paspor asli, stiker visa konferensi India dengan foto ganteng Si Ayah sudah bertengger manis di paspor.


~ The Emak
ps: Visa turis India juga bisa didapatkan langsung di bandara kedatangan beberapa kota di India. Informasi lebih lengkap tentang visa on arrival (VOA) bisa dibaca di sini: https://indianvisaonline.gov.in/visa/tvoa.html